Як планувати свій день

Як планувати свій день

В даній статті ми розглянемо як планувати свій день, адже щодня ви можете витрачати даремно до 70% часу і більш. Через прокрастинації ви можете постійно відкладати на потім навіть критично важливі справи. Банальна неорганізованість і невміння планувати свій день можуть позбавити вас успіхів в роботі, навчанні і щастя в житті в цілому.

Технології тайм-менеджменту викликали особливий інтерес у момент, коли люди усвідомили цінність часу в умовах шаленого темпу сучасного життя.

Тайм-менеджмент – що це і навіщо

Під тайм-менеджментом розуміються технології економії і ефективного використання робочого і вільного часу. Цей напрямок став настільки популярним, що сьогодні його найбільш перспективним методикам навчаються мільйони співробітників найбільших корпорацій по всьому світу. Тайм-менеджмент передбачає аналіз, моделювання стратегії, постановку цілей і завдань, пріоритетів, реалізацію стратегії та контроль над досягненням цілей.

Навчання фахівців зазвичай передбачає дослідження наступних технік:

  • матриця Ейзенхауера;
  • метод Парето;
  • метод «Помідора»;
  • техніка «Хронометраж»;
  • АВС-аналіз.

Але найбільш ефективним прийнято вважати самоменеджмент. Має сенс вивчити ключові техніки, зрозуміти принципи аналізу, пріоритетів і розробки стратегії, після чого взяти від них краще (на ваш погляд) і реалізувати у своїй концепції.

Як планувати свій день? 5 геніальних методик

Як планувати свій день

Ці методики розроблені людьми, які на ділі довели свою ефективність і здатність до планування. Серед них Бенджамін Франклін, Гліб Архангельський і Стівен Кові. Кожен з них пояснив самому собі і мільйонам інших людей, як навчитися планувати свій час. Наведемо 5 методик, які по праву вважаються геніальними.

Техніка Бенджаміна Франкліна

Історія Бенджаміна Франкліна справді унікальна: він був сином простого миловара, зміг стати провідним дипломатом, політиком, вченим і публіцистом, де-факто брав участь у створенні Декларації незалежності, конституції США і становленні Сполучених Штатів в цілому. Саме його портрет знаходиться на купюрі номіналом в 100 доларів. Саме йому приписують фразу «Час – гроші».

Ще з 20-річного віку Бенджамін Франклін створив для себе алгоритм управління часом, якого дотримувався протягом усього життя. Його прийнято називати пірамідою продуктивності або пірамідою Франкліна.

В її основі знаходяться життєві цінності – принципи (чесноти), на які ви орієнтуєтеся в досягненні будь-яких цілей. Для себе Бенджамін визначив 13 таких цінностей, серед них були працьовитість, спокій, мовчазність і справедливість. Франклін використовував записну книжку, в якій 13 сторінок були відведені під життєві принципи. І кожен день відзначав перемоги або поразки на шляху до духовного вдосконалення в своєму блокноті.

Решта частин піраміди Франкліна у напрямку зниження значущості:

  • Глобальні цілі – де-факто життєві цілі, найбільш значущі завдання.
  • Генеральні плани – стратегії досягнення глобальних цілей.
  • Довгострокові плани – комплекс цілей на 3-4 найближчих роки.
  • Короткострокові плани – цілі, яких потрібно досягти протягом 1-12 місяців.
  • Щоденне і щотижневе планування.

Відповідно до цієї схеми вам необхідно визначитися з принципами та цінностями, які становлять основу вашого світосприйняття, поставити глобальну мету і розробити стратегію її досягнення. Метод передбачає використання технологій довгострокового і короткострокового планування – найпростіше робити це за допомогою спеціальних додатків, але підійде і звичайна записна книжка.

Техніка Стівена Кові

Як планувати свій день

Стівен Кові – один з найпопулярніших тренерів в області тайм-менеджменту, його семінари та курси затребувані у всьому світі. Він же автор безлічі тематичних книг, багато з яких входять в рейтингах найбільш значущої літератури для бізнесменів. Кові вважають послідовником Франкліна, однак йому вдалося розробити свою, принципово нову методику. Автор описав її в книзі «7 навичок високоефективних людей» – саме на них базується техніка Стівена Кові.

Які навички, на думку Кові, притаманні високоефективним людям:

  1. Постійне самовдосконалення.
  2. Прагнення до вигідного для обох сторін взаємодії.
  3. Проактивність.
  4. Уміння чути і прагнення бути почутим.
  5. Чітке уявлення мети будь-якої дії.
  6. Мислення переможця.
  7. Уміння правильно розставляти пріоритети в справах.

Крім цього Кові пропонує використовувати матрицю розподілу завдань і правильного розмежування пріоритетів. Завдання він ділить на термінові і важливі, нетермінові і важливі, термінові і неважливі, нетермінові й неважливі. Справи останньої категорії варто відразу викреслювати, перші – робити в першу чергу. При цьому в день рекомендується вирішувати близько 60% важливих і термінових завдань, а також близько 40% важливих і нетермінових.

Техніка Тіма Ферріса

Тім Ферріс – ще один відомий коуч, який створив сотні курсів з підвищення персональної ефективності. Його метод базується на 2-х чітко сформульованих законах:

Закон Парето. Необхідно направити максимум сил на вирішення дійсно важливих завдань, так як 20% зусиль допомагають досягти 80% мети, а 80% ваших зусиль дозволять досягнути тільки 20% результату.
Закон Паркінсона. Не відводьте на вирішення однієї задачі більше або менше часу, ніж потрібно на її виконання – робота займе весь відведений на її виконання час.

Читайте також: Як навчитися продавати підприємцю

Ферріс рекомендує не збільшувати, а скорочувати робочий день. На його думку, необхідно робити самому лише найважливіше, а все інше – делегувати. Коуч створив техніку планування «1-3-5», в основі якої лежить принцип вибірки справ. Відповідно до цієї методики вам необхідно щодня вносити в список справ одну важливу задачу, три менш важливих і п’ять дрібних справ.

Техніка Гліба Архангельського

Метод ще одного відомого експерта в області тайм-менеджменту, який максимально коректно адаптує закордонні технології під вітчизняні реалії. Гліб Архангельський приділяє особливе значення мотивації, правильної постановки цілей, планування і боротьбі з прокрастинацією. Його техніка базується на принципах, які здаються досить простими:

  • ранок варто починати з «поїдання жаби», тобто з виконання найбільш нудного і неприємною завдання і тільки потім переходити до решти справ;
  • великі завдання необхідно дробити на дрібні;
  • важливо використовувати емоційні прив’язки – ними можуть бути книги, музика, подорожі та все, що ви любите;
  • роботу необхідно чергувати з відпочинком, інакше ви швидко перегорите;
  • важливо навчитися делегувати не найважливіші завдання.

Архангельський також переконаний в тому, що підвищення персональної ефективності неможливо без здорового сну, регулярної фізичної активності і душевного відпочинку. Якщо ви постійно будете працювати на межі, то швидко опустите руки. Тому так важливо відпочивати, вміти делегувати справи і правильно розставляти пріоритети.

Техніка Франческо Чирілло

Як планувати свій день

Франческо Чирілло є автором всесвітньо відомого методу як планувати свій день Pomodoro (техніка «Помідора»). Суть алгоритму гранично проста: всю роботу необхідно розділити на «помідори», кожен з яких містить 25 хвилин на досягнення завдання і 5 хвилин на відпочинок. Всі завдання виконуються з використанням звичайного таймера.

При цьому необхідно заздалегідь складати список справ і можливо речей на які ви плануєте відволікатися під час перерв. Франческо Чирілло говорив про те, що з цією технікою можна і потрібно експериментувати. Відповідно 25-30 хвилин – це оптимальна «тривалість» для кожного «помідора». Однак ви можете підлаштовувати тривалість інтервалів «під себе», збільшуючи або зменшуючи його.

Ці поради – взяті з книг популярних коучів і експертів в області тайм-менеджменту. Де-факто вони пояснюють, як правильно планувати свій день, знаходити час на роботу і відпочинок, досягати глобальних цілей і одночасно з цим не витрачати занадто багато сил на саме планування і самоорганізацію.

Як планувати свій день

1. Зрозумійте, куди йде час

Проведіть аналіз: згадайте два останніх дня в деталях і запишіть все, що ви робили, вказавши приблизну кількість витраченого на кожну задачу часу. Ви здивуєтеся тому, що до 5-7 годин в день ви витрачаєте на відверто непотрібні, неважливі і непотрібні справи, а також на «збори», підготовку до справ і банальну прокрастинацію.

2. Вивчіть основні принципи тайм-менеджменту

Це ціла наука, яку досить складно осягнути в деталях. Однак варто познайомитися з основними його принципами, цінностями, методиками і технологіями. Почитайте тематичні статті, пробіжіть очима книги Стівена Кові або Гліба Архангельського. Не потрібно щось вчити і зазубрювати – ваш мозок сам зберігає для себе найважливіше з прочитаного.

3. Займіться індивідуальним плануванням

Не виконуйте шаблонами – беріть за основу популярні методики планування, але підганяйте їх під себе. Як організувати свій день по індивідуальної стратегії? Спостерігайте і експериментуйте. Так в техніці «Помідора» можна робити більш короткі або більш довгі часові інтервали, а в методі «1-3-5» можна створити схему «1-3-3».

4. Навчіться визначати пріоритети

Правильно розставляйте пріоритети і робіть в першу чергу те, що важливо для вас саме тут і зараз, що необхідно для досягнення поставлених цілей (короткострокових і довгострокових). Безжально відмітайте нетермінові і неважливі завдання, боріться з прокрастинацією. У вашому графіку не повинно залишитися непотрібних і неприємних справ.

5. Дотримуйтесь складеного плану

Не відхилятися від складеного плану. Якщо він занадто важкий – зменшіть кількість справ, додайте часу на вирішення завдань. Дуже важливо виконувати всі заплановані справи і при цьому залишати достатньо часу на відпочинок. При серйозних проблемах з дисципліною зробіть планування обов’язковим, навіть якщо воно буде неприємним і здасться неефективним.

6. Починайте день з найбільш складних і неприємних справ

Золоте правило: найважливіші, складні нудні і неприємні справи необхідно робити спочатку і тільки потім переходити до більш приємних і менш важливим завданням.

Пам’ятайте, що 20% часу ми в середньому витрачаємо на вирішення 80% щоденних завдань. Чим довше ви відкладаєте справи на потім і чим менш важливі заняття вибираєте на початку дня, тим нижче ваша ефективність.

7. Відпочивайте і розважайтеся

Без відпочинку ви швидко опустите руки, втратите мотивацію і отримаєте синдром хронічної втоми. Щоб не допустити цього, знаходите час на розваги навіть при самому щільному графіку. Обов’язково влаштовуйте собі приємні вихідні і повноцінні відпустки. При цьому брати вихідний варто кожен раз, коли ви відчуваєте в цьому реальну необхідність.

8. Створіть умови для підвищення персональної ефективності

Важливі умови для підвищення персональної ефективності – це фізичне і моральне здоров’я, натхнення і достатня кількість сил. Висипайтеся – сон повинен становити мінімум 6-7 годин на день. Займайтеся фітнесом, проводьте більше часу на повітрі, отримуйте максимум позитивних емоцій і періодично влаштовуйте собі психологічне розвантаження.

9. Навчіться говорити «ні»

Маса неважливих справ зникнуть з вашого графіка, якщо ви просто навчитеся говорити людям «ні». Безвідмовність – головний ворог вашої ефективності. Це не означає, що ви повинні перестати допомагати – це значить, що ви повинні не дозволяти людям сідати вам на шию і відмовлятися від справ, які не хочете, не встигаєте і не вважаєте за потрібне виконувати.

10. Створіть комфортну обстановку

Приємна атмосфера, зручне робоче місце, емоційні прив’язки: музика і предмети мистецтва, джерела натхнення, правильне і повноцінне харчування – все це ключові складові комфортного середовища, здатного значно підвищити вашу ефективність. Досягніть максимальної зручності виконання поставлених перед вами завдань.

5 кращих програм для тайм-менеджменту

Ці додатки допоможуть вам зрозуміти, як планувати свій день, щоб все встигати. Вони оптимізують і прискорюють сам процес планування. Більш того, програми мають масу додаткових функцій – багато з них здатні до навчання, що дозволяє їм автоматично підлаштовуватися під ваш графік і індивідуальні особливості вашого планування.

  • TimeTune – гнучкий планувальник часу, який дозволяє створювати навіть нестандартні графіки (це особливо зручно, якщо ви працюєте позмінно, маєте плаваючий графік або є фрілансером). Додаток також допомагає аналізувати витрати часу.
  • Pomodoro Timer – зручний додаток для планування часу з техніки «Помідора», яке по суті, являє собою поєднання таймера і записної книжки.
  • TickTick – універсальний планувальник, який допомагає розраховувати час, складати структуровані списки справ і вести нотатки.
  • Sectograph – додаток для короткострокового і довгострокового планування з гнучким таймером і зручною системою нагадувань.
  • aTimeLogger – ефективний інструмент аналізу витраченого часу, який наочно продемонструє обсяги справ і витраченого на них часу в графічному режимі.

Рекомендуємо тестувати планувальники і підбирати оптимальну програму з урахуванням індивідуальних особливостей вашого планування. Розробники створили сотні додатків, кожне з них має свої фішки і перевагами. Серед програм є маса планувальників для дітей і дорослих, для роботи і життя в цілому. Використовуйте їх, щоб максимально полегшити процес планування.

Як планувати свій день і все встигати? Перш за все, проведіть аналіз і розставте пріоритети в завданнях. Ви зрозумієте, як багато часу йде на абсолютно непотрібні і непотрібні справи. Розсортуйте завдання, очистіть їх від сміття. Навчіться плануванню і грамотній постановці цілей, виховуйте в собі внутрішню дисципліну. Обов’язково використовуйте спеціальні програми та програми, які допоможуть організувати ваш день і правильно планувати час.

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *